Hoe organiseer je je inbox

 
Interessant? Pin ‘em op Pinterest.

Interessant? Pin ‘em op Pinterest.

 
 
 

Gmailen als een pro

 

Email is voor veel mensen een dingetje. Een overvolle inbox, tig ongelezen berichten, geen systeem, mails niet meer terug kunnen vinden, you name it. Gelukkig is de redding nabij. En deze heet: Gmail.

Als je begint met het gebruiken van Gmail dan moet je het voor jezelf nog werkbaar maken. Er is een hoop mogelijk, maar je moet het even weten.

Deze blogpost is gebaseerd op hoe ik Gmail zelf gebruik. Dus vaar hier niet blind op. Met sommige dingen kan je wellicht niks. Ik gebruik zeker niet alle functies, want ik wil het ook gewoon simpel houden.

Right, first things first.

BEPAAL DE FUNCTIE VAN JE INBOX

Bepaal voor jezelf hoe je je inbox wilt gebruiken. Je wilt ‘em zo leeg mogelijk hebben, dus denk daar even goed over na.

Mijn regels zijn:

  • Ik wil alleen mail in mijn inbox hebben staan waar ik nog op moet antwoorden.

  • Mijn inbox is géén to do list. Voor to do’s heb ik een to do list app: Wunderlist.

  • Ik wil alleen mail die belangrijk is in mijn inbox. Bij mij betekent dat geen nieuwsbrieven, geen notificaties, geen andere meuk

Verder vind ik het belangrijk om direct actie te ondernemen bij mail die je niet in je inbox wilt hebben. Anders slibt je inbox ongemerkt toch weer dicht. Direct actie ondernemen moet een gewoonte worden. (wat overigens niet hetzelfde betekent als constant je inbox open hebben staan en direct op binnenkomende mail reageren ;-))

 

Basisinstellingen

 

Een paar dingen om je inbox strak neer te zetten:

KNOPLABELS

Standaard staan er pictogrammen bovenaan je email. Ik vind het zelf niet super duidelijk welk pictogram waarvoor is. Je kan de pictogrammen ook vervangen door tekst.

Tandwieltje > Instellingen > tabblad Algemeen > Knoplabels > Selecteer Tekst

CATEGORIEËN

Standaard geeft Gmail een aantal categorieën weer als tabbladen bovenaan in je inbox. Zet deze allemaal uit behalve Primair. Hoe minder ‘ruis’, deste beter.

Tandwieltje > Instellingen > tabblad Inbox > Categorieën > Selecteer alleen Primair

FOTO/AVATAR

Voeg een representatieve portretfoto van jezelf toe. Deze wordt door Gmail meegezonden als je iemand mailt. Wel zo persoonlijk en gezellig.

Tandwieltje > Instellingen > tabblad Algemeen > Mijn afbeelding > Selecteer Voor iedereen zichtbaar > Wijzigingen opslaan

UNDO SEND

Ken je dat: je drukt op Verzenden en op hetzelfde moment besef je dat je bijlage vergeten bent toe te voegen? Been there done that. Dan is het fijn als je het verzenden kunt annuleren. Je kunt instellen hoe lang je hier de tijd voor hebt. De langste tijd is 30 seconden.

Tandwieltje > Instellingen > tabblad Algemeen > Verzenden ongedaan maken > Stel 30 seconden in > Wijzigingen opslaan

CHAT

Zet de chat uit. Wie gebruikt die uberhaupt?

Tandwieltje > Instellingen > tabblad Geavanceerd > Chat aan de rechtkant > Uitschakelen

ACHTERGRONDFOTO

Gmail is standaard saai wit. Leuk je inbox op door een foto (of 1 kleur) als achtergrond in te stellen. Hou de foto qua kleurstelling (je huisstijlkleur?) wel rustig.

Tandwieltje > Instellingen > tabblad Thema’s > Thema instellen

 

Werken met labels en filters

 

LABELS

In Gmail kan je gebruik maken van labels. Labels zijn geen mappen. Al lijken het wel mappen omdat ze links in je navigatie komen te staan. Maar don’t let the labels fool you. (voor het gemak noem ik de labels in de onderstaande tekst soms wel ‘mapjes’)

Op 1 mail kan je dus meerdere labels plakken. Bijvoorbeeld het label ‘klant x’ en ‘offerte’. Zo komt deze mail zowel in het ‘mapje’ Klant x te staan als in het ‘mapje’ offerte.

Ik vind het zelf fijn om van lopende projecten een label te maken en voor wat andere terugkomende belangrijke zaken zoals ‘administratie’ en ‘bevestigingen’ (hotelreserveringen, vliegticket, concertkaartjes etc).

Een paar andere label suggesties:

  • ‘_wachten' label (gebruik dit label voor mails die je verstuurt en waarop je reactie moet krijgen. Eén keer in de week loop je je wachten emails door en herinner je mensen eventueel aan de mail die je hebt gestuurd). Ik plaats voor Wachten underscore, zodat dit label hoog in de linker navigatie terecht komt.

  • 'niet belangrijk' label (dit gebruik voornamelijk voor social media notificaties) (lees hierover meer bij Filters)

  • ‘nieuwsbrieven’ label (lees hierover meer bij Filters)

Als je een nieuw label aanmaakt komt deze automatisch links in je navigatie te staan. Hou het aantal labels minimaal. Is bijvoorbeeld een project afgerond, haal het label uit de navigatie.

Via: Tandwieltje > Instellingen > tabblad Labels > betreffende label Verbergen ipv Weergeven.

No stress, de labels blijven wel op de betreffende mails zitten. Je kunt het label wat je verborgen hebt in je navigatie altijd weer terugzetten door Weergeven te selecteren.

Belangrijk!

Zodra je een mail verzend ga hang je er gelijk de juiste labels aan. Dit moet een gewoonte worden. Dus als je op Verzenden klikt, ga gelijk naar verzonden items, hang aan de verzonden mail een _Wachten label (als je tenminste antwoord verwacht) en de eventuele andere gewenste labels.

Een label kan je ook een kleurtje geven. Zo zie je sneller in je inbox over welk project een mail gaat.

Ga in de linker navigatie naar een label > Klik op de 3 puntjes achter het label > Labelkleur > Kies je kleur

ARCHIVEREN

Heb je een inkomende mail die je wel wilt bewaren, maar waar je geen label voor hebt of voor wilt maken? Archiveer ‘em. Deze mail belandt dan in je archief. Deze mail vind je echt wel weer als je de zoekfunctie gebruikt. Vergeet niet: Gmail is van Google. Je hoeft echt niet iedere mail van een label te voorzien.

Als je een email open hebt staan dan zit de archiveer optie helemaal bovenaan.

FILTERS

Met filters heb je veel opties. Ik pik er een paar uit::

  • Mails met het label ‘Niet belangrijk’ wil je niet in je inbox. Daarvoor zijn ze niet belangrijk. Duh.
    Dus als er een mail binnenkomt, die je daar in het vervolg niet meer wilt hebben, maak direct een filter aan.
    (Rechts via de 3 puntjes > Berichten zoals deze filteren > vul het emailadres in en klik op filter maken > check Inbox overslaan en Label toepassen en selecteer het label Niet Belangrijk (of maak het eerst aan). > Onderaan klik je op Filter ook op x overeenkomende mail toepassen > Klik op FIlter maken.

  • Maak voor mailadressen die altijd in je spam belanden en geen spam zijn het volgende filter aan:
    (Rechts via de 3 puntjes > Berichten zoals deze filteren > vul het emailadres in en klik op filter maken > check Nooit naar Spam zenden > Onderaan klik je op Filter ook op x overeenkomende mail toepassen > Klik op FIlter maken.
    Ik had dit bijvoorbeeld bij mail van Airbnb. Die belandde altijd in m’n spam folder.

  • Wil je dat mail van Persoon A gelijk het label ‘Persoon A’ krijgt? Dat kan.
    Ga naar de mail van Persoon A > Klik rechts in de mail op de 3 puntjes > Berichten zoals deze filteren > vul het emailadres in en klik op filter maken > Check ‘Het label toepassen en selecteer het gewenste label. > Onderaan klik je op Filter ook op x overeenkomende mail toepassen > Klik op FIlter maken.Maak een filter dat het emailadres van Klant A als het binnenkomt direct het label Klant A krijgt.

NIEUWSBRIEVEN

  • Maak voor nieuwsbrieven een nieuw Gmail emailadres aan.

  • Stel in dit nieuw account in dat alle mail doorgestuurd wordt naar je hoofdemailadres.

  • Gebruik dit emailadres alleen als je je zelf ergens voor een nieuwsbrief inschrijft.

  • Maak een filter aan in je hoofdaccount dat alle mail die gericht is aan je nieuwe emailadres het label ‘Nieuwsbrieven’ krijgt en je inbox overslaat.

Soms word je door automatisch op een mailinglist gezet, omdat je bv klant bij iemand bent. Dit gebeurt dan waarschijnlijk met je hoofd emailadres. Dan werkt bovenstaande natuurlijk niet. Soms kan je wel onderaan een nieuwsbrief je settings wijzigen. Stel hier dan je ’nieuwsbrieven emailadres’ in.

Pas op met filters maken voor nieuwsbrieven. Veel zelfstandig ondernemers (wat misschien wel klanten van jou zijn) gebruiken voor het versturen van hun nieuwsbrief hetzelfde emailadres als voor hun normale mail. Echte klantmail kan door dit filter dan ook in je nieuwsbrief ‘mapje’ terecht komen en dat wil je niet.

NB: bedenk zelf hoe vaak je de ‘mapjes’ Niet Belangrijk’, ‘Nieuwsbrieven’ en je spam folder checkt. Zet dit eventueel als terugkerende taak op je to do list.

 

Handigheidjes

 

MAIL SNOOZEN

Soms wil je dat mail op een later moment weer in je inbox verschijnt. Bijvoorbeeld als je een Skype gesprek met een nieuwe klant heb. Soms staat er informatie in de mail die handig is om voor het gesprek nog een keer door te nemen. Deze mail wil je niet dagenlang in je inbox hebben staan. Dus dan kan je deze mail snoozen. Wanneer deze weer in je inbox verschijnt kan je zelf instellen.

De snooze functie zie bovenaan je geopende mail in de balk met andere opties. Of als icoontje achter elke mail in je inbox.

VERZENDEN INPLANNEN

’s Avonds laat nog aan het werk en een mail versturen naar een klant? Soms wil je niet dat deze ’s avonds laat bij iemand binnenkomt. Of je werkt in een hele andere tijdzone dan de ontvanger van je mail? Je kunt de mail dan voor verzending inplannen. In plaats van op Verzenden, klik je op het dropdown icoontje erachter. De opties Verzenden inplannen verschijnt dan. Appeltje eitje.

 

Je inbox in 1 keer opschonen

 

Wil je vanaf nu helemaal met een schone lei beginnen en je hebt geen idee hoe je moet beginnen? Selecteer al je mails en klik op Archive. It’s as simple as that. Als je bang bent om iets niet meer te kunnen vinden, bedenk dan dat Gmail van Google is. Dus iets niet meer terug kunnen vinden is bijna onmogelijk.
En ga hierna natuurlijk aan de slag met bovenstaande tips. Daarna is het een kwestie van consequent zijn.

 
 

Heb jij andere handige Gmail tips? Laat me hieronder weten. Dan zet ik ze erbij of maak binnenkort een deel 2.

 
 
 

 
 

Meer lezen?